Politica de confidențialitate

Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm atunci când ne contactați, de ce le prelucrăm, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți. Este redactată în aplicarea Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și a Legii nr. 190/2018.

1. Cine prelucrează datele

Nu avem obligația legală de a desemna un responsabil cu protecția datelor. Orice solicitare privind datele dumneavoastră ajunge direct la adresele de mai sus.

2. Ce date prelucrăm și de unde le avem

Prelucrăm doar datele pe care ni le furnizați dumneavoastră, direct:

Prin formularul de cerere de ofertă

• Date de identificare și contact: numele, numărul de telefon și, dacă alegeți să îl completați, adresa de email.
• Date despre lucrare: serviciul solicitat, tipul intervenției, regimul de urgență, tipul obiectivului, localitatea și detaliile pe care le scrieți în câmpul liber.
• Confirmarea acordului exprimat la trimiterea formularului.

Câmpul liber de detalii este la latitudinea dumneavoastră. Vă rugăm să nu introduceți acolo date pe care nu doriți să le prelucrăm și în special date din categoriile speciale prevăzute la art. 9 GDPR (privind sănătatea, convingerile, apartenența sindicală și altele asemenea) — nu ne sunt necesare pentru a vă face o ofertă.

Prin telefon sau email

• numărul de telefon sau adresa de email de la care ne contactați;
• informațiile pe care ni le comunicați despre lucrarea dorită.

În executarea unui contract

• datele necesare întocmirii documentelor: numele complet, adresa locului lucrării, datele de facturare, iar pentru persoane juridice datele reprezentantului de contact;
• documentele de recepție și corespondența aferentă lucrării.

Nu vă cerem codul numeric personal decât dacă legea o impune pentru întocmirea unui document (de exemplu un contract în formă scrisă cu o persoană fizică), și nu prelucrăm date ale copiilor. Site-ul nu se adresează minorilor.

3. În ce scopuri și în ce temei

• Ca să răspundem cererii dumneavoastră și să întocmim o ofertă. Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR — demersuri făcute la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract.
• Ca să executăm lucrarea contractată și să ne îndeplinim obligațiile din contract, inclusiv garanția și mentenanța. Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.
• Ca să respectăm obligațiile legale — facturare, contabilitate, arhivare, răspuns la solicitările autorităților. Temei: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, în special Legea contabilității nr. 82/1991 și Codul fiscal.
• Ca să ne apărăm drepturile în cazul unei reclamații sau al unui litigiu, prin păstrarea documentelor lucrării. Temei: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR — interesul nostru legitim de a putea dovedi ce am executat și ce s-a agreat.

Nu folosim datele dumneavoastră pentru marketing și nu vă trimitem newslettere. Dacă vom introduce vreodată comunicări comerciale, o vom face numai pe baza unui consimțământ separat, pe care îl veți putea retrage oricând.

Nu luăm decizii automate cu privire la dumneavoastră și nu creăm profiluri, în sensul art. 22 GDPR.

4. Cui transmitem datele

Nu vindem și nu închiriem date cu caracter personal. Le divulgăm doar în măsura strict necesară, către:

• furnizorul de găzduire al site-ului și al căsuței de email, care stochează mesajele primite pe serverele sale;
• cabinetul de contabilitate, pentru documentele financiar-contabile;
• furnizori de servicii profesionale — avocat, expert — atunci când este necesar pentru apărarea unui drept;
• autorități publice, la solicitarea acestora, în limitele prevăzute de lege.

Cu furnizorii care prelucrează date în numele nostru încheiem contracte de împuternicire conform art. 28 GDPR.

5. Transferuri în afara Uniunii Europene

Datele sunt păstrate în Uniunea Europeană sau în Spațiul Economic European. Dacă un furnizor ar prelucra date în afara acestui spațiu, transferul se va face numai în temeiul unei decizii de adecvare a Comisiei Europene sau al clauzelor contractuale standard, în condițiile capitolului V din GDPR.

6. Cât timp păstrăm datele

• Cereri de ofertă rămase fără urmare: maximum 12 luni de la ultima comunicare, după care sunt șterse.
• Documente contractuale și de recepție: pe durata contractului și a garanției, apoi pe durata termenului general de prescripție de 3 ani.
• Documente financiar-contabile: 10 ani de la încheierea exercițiului financiar, potrivit Legii nr. 82/1991.
• Corespondență prin email: cât timp este utilă scopului pentru care a fost purtată, fără a depăși termenele de mai sus.

7. Cum protejăm datele

Site-ul se accesează prin conexiune criptată (HTTPS). Accesul la mesajele și documentele primite este limitat la persoanele care au nevoie de ele pentru a-și îndeplini atribuțiile, conturile sunt protejate prin parole, iar documentele pe suport de hârtie se păstrează în spații încuiate. Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, conform art. 32 GDPR.

În cazul unei încălcări a securității datelor care ar putea genera un risc ridicat pentru drepturile dumneavoastră, vă vom informa fără întârzieri nejustificate și vom notifica autoritatea de supraveghere în termen de 72 de ore.

8. Drepturile dumneavoastră

În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces — să aflați dacă vă prelucrăm datele și să primiți o copie a acestora (art. 15);
• dreptul la rectificare — să corectați datele inexacte sau incomplete (art. 16);
• dreptul la ștergere — „dreptul de a fi uitat”, în condițiile art. 17;
• dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18);
• dreptul la portabilitate — să primiți datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat (art. 20);
• dreptul la opoziție — să vă opuneți prelucrării întemeiate pe interesul nostru legitim (art. 21);
• dreptul de a retrage consimțământul oricând, acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior.

Vă puteți exercita aceste drepturi printr-o cerere transmisă la imperial_systems@mail.com sau în scris la sediul social. Răspundem în termen de o lună de la primirea cererii; termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni pentru cereri complexe, situație în care vă vom informa despre prelungire și despre motivele ei. Exercitarea drepturilor este gratuită.

9. Dreptul de a depune plângere

Dacă apreciați că v-am încălcat drepturile, vă puteți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:

Aveți, de asemenea, dreptul de a vă adresa instanțelor de judecată competente.

10. Cookie-uri

Modul în care site-ul utilizează cookie-uri și stocarea locală a browserului este descris separat, în Politica de cookie-uri.

11. Modificarea acestei politici

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă modul în care prelucrăm datele sau când apar cerințe legale noi. Data ultimei actualizări este afișată în partea de sus a paginii. Vă recomandăm să o consultați periodic.